Politique de confidentialité

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez scopebook est le président de l’entreprise. Pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels, écrivez à privacy@scopebook.ca.

scopebook offre aux entreprises de rendez-vous la réservation en ligne, les fiches clients, les soumissions, les factures, les paiements et un site Web hébergé. Les dossiers de la plateforme (comptes des opérateurs, facturation, soutien, choix de témoins) sont les nôtres. Les dossiers clients qu’une entreprise conserve dans scopebook (fiches, réservations, notes, messages, factures) relèvent de la relation entre cette entreprise et ses clients : elle décide pourquoi elle les recueille et nous les traitons uniquement pour fournir le service; adressez-vous donc d’abord à l’entreprise pour ceux-ci. Le service n’est pas conçu pour les dossiers de santé ni pour les renseignements de mineurs.

Les opérateurs nous fournissent leur nom, courriel, mot de passe et réglages de connexion, ainsi que le contenu de leur entreprise : services, horaires, personnel, fiches clients et notes. Les clients fournissent à l’entreprise les détails de leur réservation, leurs réponses aux formulaires, leurs messages, leurs demandes de soumission et leurs fichiers. Les paiements produisent des montants, des statuts, des adresses de facturation et des identifiants de paiement; les numéros de carte vont directement à Stripe. L’utilisation du service produit des données techniques (adresse IP, navigateur, dates, actions) conservées pour la sécurité et le soutien. Nous utilisons tout cela pour vous connecter, gérer les réservations, messages, soumissions, factures, paiements et parrainages, répondre aux demandes de soutien, facturer les abonnements et garder le service sécuritaire. La mesure d’audience n’est recueillie qu’après votre acceptation dans la bannière de témoins. Les champs obligatoires sont indiqués; sans eux, la fonction concernée n’est pas offerte.

L’entreprise auprès de laquelle vous réservez et son personnel, selon leurs rôles. Les deux fondateurs de scopebook, pour offrir du soutien à la demande de l’entreprise ou enquêter sur un problème de sécurité, avec un second facteur et une session journalisée. Des fournisseurs qui traitent des renseignements pour nous selon leurs conditions de traitement des données : hébergement, base de données et stockage de fichiers aux États-Unis (Laravel Cloud, Cloudflare), paiements (Stripe), envoi des courriels (Resend), rapports d’erreurs avec renseignements personnels filtrés (Sentry), mesure d’audience des pages de scopebook après votre consentement (PostHog), alertes internes de soutien (Slack) et, seulement si l’entreprise le connecte, son logiciel comptable (Intuit QuickBooks). Stripe et Intuit utilisent aussi certains renseignements pour leurs propres fins, comme la prévention de la fraude. Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige. Les renseignements qu’une entreprise publie sur son site sont publics.

Notre application, notre base de données et la plupart des fournisseurs sont aux États-Unis; vos renseignements sont donc conservés et traités hors du Québec et peuvent être soumis aux lois de ces territoires. Nous évaluons la protection offerte par chaque fournisseur avant de l’utiliser.

Un opérateur peut, s’il le souhaite, connecter son propre assistant IA (Claude, ChatGPT, Grok, Grok Bot ou Meta Muse). Celui-ci ne reçoit que ce que permettent les outils activés par le propriétaire; l’accès à l’agenda est désactivé par défaut et, lorsqu’il est activé, transmet les prénoms et initiales des clients, les services, les heures et les statuts, jamais les coordonnées ni les notes. Le fournisseur de l’assistant traite ces renseignements selon le compte de l’opérateur, que scopebook ne contrôle pas.

• Confidentialité chez OpenAI (ChatGPT)
• Confidentialité chez Anthropic (Claude)
• Confidentialité chez Grok / Grok Bot (x.ai)
• Confidentialité chez Meta Muse
• Confidentialité chez Cursor / Grok Bot (Anysphere)

Les témoins nécessaires vous gardent connecté, protègent les formulaires et retiennent votre langue et votre choix de témoins. Deux usages facultatifs restent désactivés tant que vous ne les acceptez pas dans la bannière, séparément ou ensemble : la mesure d’audience (un identifiant visiteur pseudonyme conservé un an, pour qu’une entreprise voie les visites de son propre site et que nous voyions celles des pages de scopebook) et le parrainage (des témoins conservés jusqu’à un an qui relient une visite issue d’un lien de parrainage à une réservation ou à un compte). Chaque choix est consigné pendant 3 ans, sans adresse IP ni compte. Vous pouvez le changer en tout temps; refuser n’empêche jamais de réserver ni de se connecter. Les messages promotionnels d’une entreprise exigent votre propre consentement et contiennent un lien de désabonnement; prendre un rendez-vous n’est pas ce consentement.

Les dossiers clients sont conservés tant que le compte de l’entreprise est actif. Le propriétaire peut utiliser l’outil d’anonymisation pour retirer les coordonnées du client et certains renseignements personnels. Des historiques, certaines notes de l’entreprise, les pièces fiscales et les copies détenues par les fournisseurs peuvent subsister. Le compte fermé d’un propriétaire unique et son entreprise restent récupérables pendant 24 mois, puis sont effacés définitivement après un avertissement par courriel.

Les factures et les paiements sont conservés pour les besoins fiscaux, généralement pendant au moins 6 ans après la fin de l’année d’imposition concernée. Le nettoyage automatique vise les coordonnées du destinataire figées sur les factures et les données financières des entreprises définitivement effacées. Les factures des entreprises actives peuvent être conservées plus longtemps.

Les copies de courriels envoyés sont supprimées après 30 jours. Les événements bruts de mesure d’audience et les identifiants visiteurs sont supprimés dans un délai maximal de 25 mois; les statistiques agrégées restent. Les adresses IP et les informations de navigateur sont retirées des journaux d’audit et d’accès de l’assistance après 12 mois, mais l’historique reste. Certaines autres données techniques n’ont pas encore de délai de suppression automatique. Ces nettoyages s’exécutent chaque nuit.

Mots de passe hachés, authentification à deux facteurs et clés d’accès, accès selon les rôles, journal d’audit, HTTPS, liens à durée limitée pour les fichiers privés et jetons d’intégration chiffrés protègent vos renseignements. N’inscrivez pas de numéros de carte, mots de passe ou renseignements de santé inutiles dans les notes, messages ou fichiers. Chaque incident de confidentialité est consigné dans un registre; lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information du Québec, les personnes concernées et l’entreprise touchée.

Vous pouvez demander ce que nous détenons sur vous, en obtenir une copie portable, le faire corriger, retirer votre consentement ou demander la suppression, sous réserve des conservations exigées par la loi. Écrivez à [email protected]; nous répondons par écrit dans les 30 jours, après avoir vérifié votre identité en proportion de la demande, et n’envoyons les fichiers qu’à l’adresse courriel au dossier. Les opérateurs peuvent télécharger les données de leur compte depuis leur profil. Pour les dossiers qu’une entreprise conserve, nous vous indiquons quelle entreprise les détient et, avec votre accord, lui transmettons votre demande. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez vous plaindre à la personne responsable, puis à la Commission d’accès à l’information du Québec ou, lorsque la loi fédérale s’applique, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

La date en haut de page identifie cette version. Nous vous informerons des changements importants comme la loi l’exige; une nouvelle version n’autorise jamais, à elle seule, un nouvel usage qui requiert votre consentement.